Consejos para presentar solicitudes de registros públicos

Mientras manifestaciones en contra de brutalidad policial e injusticia racial se extendien a través del país, muchas ciudades han visto cuerpos policiales y otras fuerzas de seguridad responder con creciente violencia. El lunes, el Presidente Donald Trump urgió a gobernadores estatales a usar tácticas agresivas para dirigirse a los manifestantes.

Funcionarios del gobierno trabajan para el público. Todos nosotros tenemos el derecho de saber cómo ellos han respondido en este momento, si han sido honestos en sus declaraciones, y si están siendo responsabilizados por los hechos. Muchas jurisdicciones tienen leyes de registros abiertos que permitan a miembros del público solicitar registros — incluyendo correos electrónicos, notas, archivos de información, registros de quejas, informes de incidentes, y más documentos — de que nuestros oficiales gubernamentales están diciendo y haciendo en nuestro nombre. Estas herramientas van a ser importante para la rendición de cuentas y transparencia a largo plazo.

Los equipos legales y de investigación de American Oversight han recopilado una lista de estrategias para ayudar a periodistas, activistas, y otros en comunidades a través del país como usar solicitudes de registros públicos para descubrir el rastro de papel y responsabilizar a nuestros líderes.

Esta no es una lista exhaustiva. Además, la escala nacional de este momento significa que no podemos adecuadamente hacer a medida cada trozo de consejo para las leyes locales en cada jurisdicción. Pero los principios delineados debajo deberían ayudar hacer y presentar solicitudes más efectivas.

1. Determina qué tipo de registros se puede solicitar en su estado o jurisdicción local. La Ley de Libertad de Información federal permite a personas solicitar registros de agencias federales como el FBI o la División de Derechos Civiles del Departamento de Justicia (ve más en www.FOIA.gov). La mayoría de estados permiten a personas solicitar registros de agencias locales y del estado como departamentos de policías, oficinas de fiscales de los condados, y oficinas de procuradores generales.

La Comisión de Periodistas Para la Libertad de Prensa tiene una gran “Guia de Transparencia Gubernamental” con más información sobre leyes de registros públicos en su estado.

2. Determina qué registros está buscando. ¿Sabe que los registros existen, o sospecha que sí? ¿Sabe cómo se llaman? ¿Que tipo de documento cree que crearía la agencia con los detalles que está tratando de descubrir, o para comunicar información específica — escribirían un informe, o una nota, o un correo electrónico? Quizás la agencia ordena que ciertos tipos de registros sean creados después de eventos como cuando un oficial usa la fuerza o dispara un arma. ¿Hay leyes o lenguaje de apropiación que requiere documentación de cosas específicas?

Algunos registros típicamente solicitados incluyen contratos, correos electrónicos, y otras comunicaciones, evaluaciones o análisis, directivos de política o notas, o quejas.

3. Enfoca y apunta la solicitud cuanto más se pueda. Usa palabras claves. Solicitudes limitadas y específicas aumenta la posibilidad de que la agencia federal o estatal responda a su solicitud y produzca documentos. Puede ser tentador hacer solicitudes anchas para asegurar que no se pierda nada, pero más ancha sea una solicitud, más tiempo se llevará en recibir una respuesta y documentos.

¡Haga su investigación primero! Usa LinkedIn, sitios de web del gobierno, informes públicos, y expedientes judiciales para identificar — si es posible — los funcionarios cuyos registros quiere. Busca ejemplos de documentos gubernamentales previamente publicados para descifrar qué formularios, directivos, y notas podrían llamarse dentro del gobierno. Por ejemplo, notas de entrevistas de testigos en el FBI se llaman “Form 302.”

Trata de identificar registros específicos que quiere por nombre. Si quiere quejas de miembros del público, trata de determinar el nombre que la agencia o departamento de polícia usa para esas quejas. Identifica los individuos específicos que probablemente tendrán los registros que quiere (esos son conocidos como “custodios”) y sus oficinas, títulos de posición, etc. A menudo, agencias tienen a su liderazgo en su sitio de web, en directorios, o en hojas de cálculo de salarios oficiales. Usa esta información para enfocar su solicitud e incluir a los individuos más probables en tener los documentos que quiere.

Si está solicitando correos electrónicos de un funcionario, trata de usar palabras claves o términos de búsquedas para producir resultados relevantes. Asegúrese de usar una gama de fechas — si sabe cuando probablemente fue creado el documento, limita lo a ese período de tiempo.

4. Cuando escribe la solicitud, considera la perspectiva de la persona cuyos registros está buscando y la persona que podría realizar una búsqueda. Si usted fuera el oficial de registros encargado de la búsqueda, qué información necesitarías? Si puede encontrar ejemplos previos de documentos en línea, puede aprender cómo la agencia se refieren a ellos. Identificando una oficina, división, o persona que puede tener estos registros podría ayudar, tanto como detalles específicas. Por ejemplo, si está escribiendo una solicitud basado en una transmisión en vivo o una imagen, ¿puede ver el número de placa del oficial, o su nombre?

Vale la pena imaginar cómo un oficial de registros quien no quiere proveer registros podría interpretar lenguaje en su solicitud en mala fe para retrasar la publicación de los registros, o evitar la publicación completamente. ¿Cómo puede cambiar su solicitud para prevenir interpretación de mala fe? ¿Hay maneras de ser más específicas, proveer clarificaciones, o eliminar lenguaje que podría producir registros que no quiere?

5. Determina qué tipos de información van a ser exentos sin importar. Algunos registros son exentos de la divulgación pública. Por ejemplo, de acuerdo a ley federal y muchas leyes estatales, documentos creados como  parte de investigaciones en curso son exentos hasta que las investigaciones se cierren. Así podría tener más sentido pedir registros de investigaciones viejas que sabe que están cerradas, o pedir directivas políticas o notas.

6. Incluir importante información de contacto. Cuando termine su solicitud, asegúrese de incluir su nombre e información de contacto y la información de contacto para la agencia relevante o oficina, con una descripción de los registros que busca y un límite de tarifas. La organización “Southern Poverty Law Center” ofrece un generador de cartas de registros públicos.

7. No olvides dar seguimiento.

Da seguimiento a sus solicitudes después de presentarlas. Algunas veces oficiales de registros pueden ayudar enfocar o ajustar su solicitud para obtener registros útiles más rápidamente. Además, la mayoría de jurisdicciones tiene fechas límites estrictas para que oficiales gubernamentales respondan a solicitudes. Identifica las fecha límites en su jurisdicción y asegura contactar a la oficina si no ha recibido una respuesta después de la fecha límite.

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